1 Pekerjaan seringkali sangat membosankan. 2) Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja. 3) Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan.
MANAJEMEN PERKANTORAN PERAN DAN FUNGSI KANTOR DOSEN PENGAMPU Dr. Saipul Annur, M. Pd. DISUSUN OLEH KELOMPOK 4 MARDIANA MAGāFIRAH GITA MAULANI JUSHUA JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGRI RADEN FATAH PALEMBANG 2020 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Kantor adalah sebuah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secra rutin. Kantor biasanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Jadi kantor ini banyak manfaatnya untuk perusahaan ataupun lembaga, oleh sebab itu di setiap perusahaan atau lembaga pasti memiliki kantor untuk mereka berkerja dan mengerjakan tugasnya. Kantor sangat bermanfaat untuk perusahaan ataupun lembaga dan institusi, dengan adanya kantor maka setiap kegiatan yang berupa surat-surat atau pengarsifat disimpan di kantor dan hal-hal yang penting lainya. Kator juga tempat karyawan bekerja dan melanjutkan tugasnya. B. RUMUSAN MASALAH 1. Apa saja peran dari kantor? 2. Apa saja fungsi-fungsi dari kantor? C. TUJUAN PENULISAN 1. Untuk mengetahui apa saja peran dari kantor. 2. Untuk mengetahui apa saja fungsi-fungsi dari kantor. BAB II PEMBAHASAN A. PERAN KANTOR Menurut Kamus Bahasa Indonesia Peranan adalah bagian dari tugas utama yang harus dilaksanakan. Peranan merupakan tindakan atau pola tingkah laku yang dilakukan oleh seseorang, sekelompok orang, organisasi memiliki tugas dan fungsi yang melekat pada masing-masing karakteristik tersebut dalam rangka mengatasi suatu hal maupun permasalahan yang sedang terjadi. Menurut Syahroni, 2017kantor adalah tempat diselengarakanya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk menagani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengelola, menyimpan hingga menyalurkan. Pengertian kantor secara etimologi kantor berasal dari Belanda ākantoorā yang berate ruang tempat berkerja, kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris āofficeā mempunyai arti tempat untuk memberikan pelayanan, posisi, atau ruang tempat kerja. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KKBI, kantor adalah balaigedung, rumah, ruang tempat mengurus suatu pekerjaan perusahaan tempat berkerja. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam ragka mencapai tujuan. Jadi dari pengertian di atas bisa penulis simpulkan bahwa kantor adalah tempat atau rungan untuk mengerjakan pekerjaan perusahaan atau lembaga dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan pada awal kegiatan. Kantor juga tempat pelayanan yang diberikan oleh lembaga atau perusahaan untuk melayanani pelanggan yang ada. Peranan kantor tidak hanya memberikan pelayanan terhadap intern organisasi, tapi juga harus memberikan pelayanan kepada semua pihak dan lini organisasi lower/middle and top, pihak karyawan/pegawai dan masyarakat yang membutuhkan informasi. Informasi atau keterangan yang disajikan haruslah disajikan secara cepat dan akurat dan sudah pasti informasi yang disajikan bisa diberikan sesuai dengan kewenangan setiap kantor. Menurut Syahroni, 2017 Beberapa peran kantor antara lain Melakukan Pelayanan pekerjaan-pekerjaan operatif kantor yang berguna untuk mencapai tujuan organisasi. Membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan menyediakan keterangan-keterangan informasi Moekijat, 2013. Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, karena fungsinya sebagai pusat ingatan. Memberikan informasi sesuai wewenangnya Pada saat ini, bisa dilihat bahwa hampir semua organisasi baik swasta maupun pemerintah mempunyai kantor yang berfungsi sebagai tempat untuk berbagai kegiatan yang menunjang berjalan organisasi, mulai dari kepegawaian, logistic, pemasaran, humas, produksi dan lain-lain. Bahkan ada beberapa organisasi yang mempunyai lebih dari satu kantor untuk mengolah berbagai informasi. Dan bisa dikatakanbahwa sebuah organisasi formal tidak bisa jalan tanpa memiliki kantor serta kegiatan kantor akan ada pada setiap level organisasi. Tiga pokok peranan kantor yaitu Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi. Menyediakan keterangan bagi pemimpin organisasi untuk membuat keputusan atau membuat tindakan yang tepat. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan. Jadi dari peran kantor diatas penulis simpulkan bahwa kantor memiliki peran yang cukup banyak untuk pelaksanaan kegiatan pelayanan. Pada dasarnya peran kantor bertujuan untuk mencapai tujuan dari sutau organisasi atau perusahaan. Oleh sebab itu kantor sangat diperlukan dalam kegiatan tersebut. B. FUNGSI KANTOR Terdapat beberapa pendapat ahli mengenai fungsi dari sebuah kantor Mills dan Ford 1987 sebagai berikut. Menerima keterangan Mencatat keterangan Mengolah keterangan Memberikan keterangan Melindungi harta kekayaan Menurut Denyer, 1974 kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah To receive information letters, price, quotation, etc.. To record information stock, price and personnel records. To arrange information as costing, accounting, etc. To give information sales invoices, estimates, etc. To saveguard assets care of cash, stock, etc. Untuk menerima keterangan misalnya surat-surat, harga, kutipan dan sebagainya. Untuk mencatat keterangan misalnya persediaan, harga dan catatan-catatan kepegawaian. Untuk menyusun keterangan misalnya dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya. Untuk memberi keterangan misalnya faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan dan sebagainya. Untuk penjamin aktiva-aktiva misalnya pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya. Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesional, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staf yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi, karena kantor mempunyai fungsi antara lain Sebagai alat penyambung panca indera bagi pimpinan. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem manajemen, prosedur dan metode kerja. 4 Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan mencapai tujuan dan melaksanakan kegiatan mencapai tujuan oragnisasi yang berdaya guna. Pada kenyataanya, salah satu kebutuhan manusia, akan diusahakan sepenuhnya melalui organisasi, sehingga organisasi dapat dikatakan semakin maju masyarakat, hidupnya juga semakin tergantung pada kemampuan organisasi untuk menyediakan segala sesuatu yang diperlukannya. Agar supaya organisasi dapat hidup, tumbuh, dan berkembang, dan harus dipimpin oleh seorang pimpinan yang cakap. Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegiatan, pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan, mengorganisasikan, penggerakkan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut memberi arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, penghitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip, adalah merupakan pekerjaan kantor. BAB III PENUTUP KESIMPULAN Peran dan fungsi kantor sangatlah berguna bagi kegitan pelayanan di organisasi ataupun perusahan, oleh sebab itu kantor digunakan untuk menjadi jalan menwujudkan tujuan dari organisasi tersebut. Peran kantor ialah melayani pekerjaan operatif kantor untuk mencapai tujuan organisasi, membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan menyediakan keterangan-keterangan informasi, melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi karena fungsinya sebagai pusat ingatan, memberikan informasi sesuai wewenang. Fungsi kantor ialah Menerima keterangan, Mencatat keterangan, Mengolah keterangan, Memberikan keterangan, Melindungi harta kekayaan. DAFTAR PUSTAKA Denyer, J. C. 1974. Office Management. London Fourth Ediction. Moekijat. 2013. Asministrasi Perkantoran. Bandung CV. Mandar. Syahroni, A. 2017. Peran Kantor Masa Kini dan Masa Depan, Jurnal , Polban. Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2016. Retrieved from
FungsiPekerjaan Kantor Pekerjaan kantor Susanti Jurnal Manajemen terapan 2009 berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan Kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna.
Pada Kesempatan Kali ini ingin membagikan artikel tentang Kantor Berikut Adalah Pembahasannya Jika kita hadapkan dengan kata kantorā maka hal pertama yang akan muncul ialah di benak penulis merupakan ruangan khusus orang ā orang yang akan memiliki kekuasaan ataupun kendali organisasi atau pun perusahaan. Ya, kantor memang merupakan ruangan maupun tempat khusus yang akan digunakan oleh orang ā orang yang memiliki kendali maupun kekuasaan dalam aktivitas pengendalian bidang organisasi tertentu. Ruang kantor juga biasanya banyak memiliki fungsi umum berupa tempat bekerja bagi personel perusahaan, dan fungsi khusus berupa tempat pengumpulan atau penyebaran informasi organisasi, serta sebagai tempat penyimpanan dokumen organisasi yang aman. Besar atau kecilnya ukuran ruangan kantor juga biasanya akan dipengaruhi oleh jumlah atau tingkat jabatan personil yang sedang bekerja di kantor tersebut. Fungsi Kantor 1. Menerima Informasi Fungsi kantor yang pertama merupakan sebagai wadah yang sering digunakan untuk menerima maupun mengumpulkan informasi. Dalam praktinya, setiap pihak terkait yang memiliki kepentingan dalam organisasi atau perusahaan juga biasanya dapat memberikan maupun melaporkan informasi apapun yang terkait dengan perusahaanebut ter secara langsung ke kantornya. 2. Memberikan Informasi Fungsi kantor yang kedua meruapakan sebagai bagian yang akan berfungsi sebagai pemberi maupun penyebar informasi. Ketika sebuah organisasi sudah sangat berkembang atau juga dikelola oleh banyak personel, maka akses informasi akan lebih susah untuk disebarkan luaskan. Nah maka dari itu, untuk mengatasi hal ini, organisasi atau perusahaan juga biasanya menjadikan kantor sebagai wadah atau pun central informasi yang valid maupun tepercaya bagi setiap personel perusahaan. 3. Pelindung Aset Fungsi kantor yang ketiga merupakan sebagai tempat maupun wadah yang sering digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, atau juga melindungi aset berupa dokumen ā dokumen perusahaan / instansi pemilik kantor. Seperti yang kita semua ketahui bersama, setiap perusahaan maupun organisasi, pasti memiliki banyak sekali berkas penting yang berbentuk file ā file atau dokumen ā dokumen. Nah maka dari itu, agar file dan dokumen ini tidak berantakan kemana ā mana maupun lebih mudah untuk ditemukan, maka seluruh berkas ini maka biasanya akan disimpan di dalam braknas kantor. Tujuan Kantor Tujuan kantor sebagai pemberi pelayanan komunikasi atapun perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut yaitu Menerima informasi. Menerima informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan, faktur,maupun laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi. Tujuan pembuatan rekaman merupakan sedang menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Mengatur informasi Informasi yang akan diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya akan ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi maupunsumber-sumber -yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Memberi informasi Bila dimana manajemen diminta sejumlah informasi yang akan diperlukan, kantor segera memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi -yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Melindungi aset yakni dengan mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang -tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Ciri-Ciri Kantor Adapun ciri-ciri dari kantor, yang diantaranya terdiri dari, yakni Sebagai alat untuk menyambung pancaindra maupun juga ingatan pimpinan organisasi. Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja ataupun pederhanaan sistem manajemen. Dapat Membantu administrasi atau tata usaha dalam mencapai targetnya. Contoh Kantor Modern di Indonesia 1. Virtual Office Sesuai dengan namanya, sebuah virtual office tidak akan benar-benar nyata secara fisik. Yang ditawarkannya merupakan alamat surat atau poin kontak yang bisa dihubungi. contohnya, sebuah startup sedang menjalankan bisnisnya dari rumah, tetapi menyewa virtual office yang di gedung perkantoran. Maka itu, startup tersebut seakan beralamat di gedung perkantoran di mana virtual office berada. nah, walaupun startup ini sedang dijalankan di rumah, bisnis tersebut akan tetap mendapatkan kredibilitas di antara pengguna potensialnya. Selain itu juga, dengan mengalamatkan urusan bisnis kepada virtual office, pengusaha yang sedang bekerja dari rumah akan terjaga privasinya karena urusan bisnis tidak akan dialamatkan ke rumah pribadi. Beberapa keuntungan komunikasi yang sering ditawarkan virtual office merupakan resepsionis, asisten, call center, atau yang lainnya. Selain itu, ada juga space service, yang akan melibatkan alamat prestisius yang biasa ditawarkan sebuah virtual office. Servis ini juga memberikan alamat profesional, alamat surat, tempat meeting, maupun kesempatan dapat menyewa tempat untuk sementara waktu. 2. Serviced Office Tempat kerja yang satu ini bukan hanya dimna akan menyediakan tempat tetapi juga ada segala pengurusnya. Sebuah manajemen fasilitas yang akan menjadi pengurusnya akan menyewakan ruangan kerja ataupun lantai kerja untuk beberapa perusahaan berbeda. Biasanya juga serviced office juga akan terletak di pusat bisnis di kota-kota besar. Tujuan dibentuknya ruang kantor serviced office merupakan untuk dapat memberikan fleksibilitas bagi pengusaha yang sering menggunakannya karena biasanya juga dapat disewa dengan sangat mudah. Unsur unsur Kantor Gedung yang terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya. Personil yang diantaranya terdiri dari seluruh orang yang ada hubungannya dengan organisasi yang terdapat di kantor, misalnya seperti pimpinan, karyawan dan lain-lain. Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada dikantor. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor 1. Menghimpun Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan. Contoh mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll. 2. Mencatat Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll. 3. Mengolah Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contoh membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan. 4. Menggandakan Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh memfotokopi surat, mencetak informasi, dll. 5. Mengirim Kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain. Contoh mengirim e-mail, faksimili, surat. 6. Menyimpan Kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Contoh menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan. 7. Melakukan komunikasi Kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contoh correspondence, telepon, teleconference. 8. Menghitung Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contoh menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan. 9. Pekerjaan lain pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan. Contoh pelayanan tamu, kurir, cleaning service. Demikianlah artikel tentang āKantor Pengertian, Fungsi, Tujuan, Ciri dan Contoh Kantor Modern dari semoga dapat bermanfaat bagi kita semua.
Fungsiadministrasi dan manajemen menurut Luther M. Gullick adalah sebagai suatu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing (pengadaan tenaga kerja), directing (pemberian bimbingan), coordinating (pengkoordinasian), reporting (pelaporan), dan budgeting (penganggaran). Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut: 1.
Pekerjaan sekretaris sering dianggap remeh oleh sebagian orang. Mereka berpendapat bahwa tugas sekretaris sangatlah mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja. Bahkan, ada yang menganggap job desc sekretaris hanya sebatas mencatat dan memfotokopi dokumen, lho! Nyatanya, anggapan tersebut salah besar. Job desc sehari-hari sekretaris terbilang cukup banyak. Selain itu, diperlukan beberapa skill sekretaris tertentu yang tidak dimiliki oleh orang lain. Nah, dalam artikel ini, Glints akan mengupas tuntas berbagai tugas sekretaris yang selama ini tidak diketahui banyak orang. Yuk, simak! 1. Mengatur dan mencatat hasil rapat Ā© Setiap rapat tidak hanya diikuti oleh jajaran direksi atau divisi tertentu saja. Faktanya, sekretaris juga kerap hadir dalam rapat-rapat yang diadakan perusahaan. Memang, umumnya sekretaris tidak memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan saat rapat. Namun, sekretaris memiliki tugas penting untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan. Secara lebih rinci, berikut tahapan pekerjaan sekretaris dalam pelaksanaan rapat, seperti ditulis DIY Committee Guide. Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat Menerima agenda rapat dari panitia Menyebarkan agenda rapat Membuat minutes of meeting MOM Menyebarkan MOM yang telah disetujui Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan 2. Melakukan pencatatan administrasi Ā© Seorang sekretaris juga memiliki tanggung jawab dalam hal pencatatan administrasi. Beberapa pekerjaan administrasi yang dimaksud antara lain mencatat aktivitas organisasi memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen Selain itu, sekretaris juga perlu menyusun daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti investor, pemerintah, pihak eksternal, dan petinggi perusahaan lain. 3. Komunikasi ke berbagai pihak Ā© Salah satu skill yang paling dibutuhkan oleh seorang sekretaris adalah komunikasi. Pasalnya, sekretaris harus melakukan komunikasi ke berbagai pihak, mulai dari manajer, karyawan, pejabat perusahaan, hingga pihak eksternal, seperti dikutip dari Chron. Bahkan, terkadang kamu harus menjadi penengah komunikasi antara dua atau lebih pihak. Tugas sekretaris yang satu ini tentu saja tidak mudah. Jadi, jika kamu tertarik untuk menjadi sekretaris, pastikan kamu memiliki kemampuan komunikasi yang baik. 4. Memastikan persyaratan hukum Ā© Sebagai seseorang yang mengarsipkan dokumen, sekretaris juga memiliki tugas untuk memastikan berbagai persyaratan hukum. Sekretaris perlu memastikan bahwa apa yang tertulis di dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku. Hukum yang dimaksud tidak hanya berupa hukum negara. Lebih dari itu, sekretaris harus memastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil jauh dari pelanggaran hukum perusahaan. 5. Memastikan persediaan perlengkapan kantor Ā© Di beberapa perusahaan, seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk memastikan persediaan perlengkapan kantor. Sekretaris harus mencatat perlengkapan apa saja yang masih tersedia, sudah habis, dan dibutuhkan. Kemudian, sekretaris akan meneruskan catatan kebutuhan tersebut ke orang lain untuk membelinya. Namun, pekerjaan yang satu ini tidak selalu dilakukan oleh sekretaris. Ada beberapa perusahaan yang memiliki karyawan khusus untuk mengurusi perlengkapan kantor. 6. Melakukan supervisi terhadap staf dan karyawan baru Ā© Seorang sekretaris akan bekerja sama dengan pimpinan staf untuk mengimplementasikan prosedur baru dalam perusahaan. Di sisi lain, sekretaris dan pimpinan staf pun akan melakukan supervisi terhadap karyawan baru perusahaan. Banyak sekretaris yang membantu pimpinan staf dan karyawan baru dalam mengembangkan skill, mengikuti protokol perusahaan, serta belajar lingkungan kerja perusahaan. 7. Mengorganisir dan menyampaikan pesan Ā© Mengutip dari Indeed, tugas lain seorang sekretaris adalah mengorganisir dan mendistribusikan pesan-pesan tertulis seperti memo atau catatan. Sehingga, selain memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan analisis pun harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja untuk CEO harus bisa mengorganisir dan membagikan beragam pesan atau memo dari yang paling penting. Pesan-pesan yang berisi perubahan dalam kontrak dengan klien tentu harus disampaikan terlebih dahulu ketimbang memo undangan makan malam. 8. Mengatur jadwal Ā© Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja di agency creative marketing akan mengatur jadwal tim di setiap departemen. Selain itu, sekretaris pun akan mengatur agenda para eksekutif dengan membuat appointment bersama klien, vendor, hingga shareholder. Sekretaris pun dapat bertugas untuk menjaga dan mengingatkan para staf mengenai jadwal konferensi atau rapat yang akan datang. 9. Menyambut tamu bisnis dan klien Ā© Seorang sekretaris pun akan berperan seperti resepsionis ketika ada tamu bisnis yang datang ke rapat dan membantu mereka untuk merasa nyaman. Selain mengambil catatan ketika rapat dan menunjukkan profesionalismenya, hal ini pun akan menjaga brand image dan nama baik perusahaan. 10. Membantu bagian eksektutif mengerjakan tugas Ā© Seorang sekretaris bertugas untuk membantu eksekutif mengerjakan tugas-tugas kecil dari pekerjaan atau proyek besarnya. Sebagai contoh, seorang sekretaris dari seorang lead marketing director dapat membantu atasannya dalam mengorganisir beragam laporan hingga menyiapkan presentasi. Karena tugas seorang sekretaris yang beragam, maka diperlukan soft skill dan hard skill yang mumpuni supaya bisa sukses di pekerjaan ini. Sepuluh pekerjaan di atas adalah beberapa tugas utama seorang siap untuk lamar pekerjaan sekretaris? Yuk, lihat berbagai lowongannya di Glints!
FungsiManajemen Perkantoran Berikut ini beberapa fungsi Manajemen Perkantoran antara lain: 1. Perencanaan Fungsi perencanaan atau planning dalam manajemen perkantoran yaitu fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Pekerjaan kantor adalah aktivitas kerja sebagai pendukung tugas penting atau pokok yang berhubungan dengan pekerjaan dibidang menulis maupun mencatat yang berkaitan dengan jasa layanan. Dengan demikian, pekerjaan kantor berhubungan dengan aktivitas Tata Usaha TU yang dilangsungkan di setiap lembaga atau perusahaan, urutannya mencakup atasan tertinggi hingga level terendah. Peranan dari pekerjaan kantor pada hakikatnya ialah memberikan akomodasi informasi dan proses dalam merekam kantor maupun organisasi tentunya mempunyai kegiatan dan aktivitas untuk mencapai tujuan secara kolektif. Kegiatan yang terdapat di lingkup kantor tersebut yang dikenal sebagai pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor penting dikerjakan dalam rangka membantu berbagai kewajiban berupa tugas utama suatu perusahaan supaya didapatkan profit semaksimal Pengertian Pekerjaan KantorBerikut ini beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut ahli antara George R Terry, pekerjaan kantor adalah suatu hal yang mencakup proses dalam menyampaikan keterangan berupa informasi secara verbal dan proses dalam membuat warkat tertulis atau laporan sebagai upaya untuk melakukan ringkasan hal-hal yang dibutuhkan dengan cepat dalam rangka menyediakan suatu fakta aktualitas bagi langkah William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson, pekerjaan kantor adalah suatu hal yang awalnya berhubungan dengan berbagai warkat dari badan usaha yang terkait lalu penggunaan berbagai warkat dan pemeliharaanya untuk digunakan dalam rangka melakukan pencarian informasi di kemudian hari. B. Fungsi Pekerjaan KantorBerikut ini beberapa fungsi pekerjaan kantor antara untuk Atasan. Pekerjaan kantor mencakup dari berbagai aktivitas yang menunjang atasan dalam melakukan perencanaan dan mengontrol aktivitas organisasi agar supaya bisa mengambil hasil pertimbangan berupa keputusan dan langkah yang cermat pada layanan bagi Masyarakat. Pekerjaan kantor selain termasuk aktivitas yang berfungsi menunjang atasan dalam mengambil keputusan. Aktivitas lain yang sama relevannya ialah memberikan pelayanan pada semua aktivitas operatif tentunya berkaitan dengan berbagai tugas utama kantor entah itu yang memiliki karakteristik intern maupun pelayanan dalam penerapan pekerjaan operasional, untuk menunjang pelakasanaan pekerjaan utama dalam meraih target penyediaan keterangan untuk atasan organisasi dalam rangka menetapkan hasil pertimbangan berupa keputusan atau melakukan langkah yang dalam melangsungkan aktivitas dan kemajuan organisasi sebagai suatu totalitas. C. Ciri-Ciri Pekerjaan KantorBerikut ini sejumlah ciri-ciri pekerjaan kantor antara Berkarakteristik PelayananPekerjaan kantor memiliki karakteristik melayani pemangku pekerjaan operasional yang berkaitan dengan tugas-tugas utama kantor dalam pencapaian sasaran Terbuka dan LuasPekerjaan kantor memiliki ciri-ciri yang jasa pelayanannya terbuka dan luas terhadap segenap pekerjaan operatif pada lingkup Dikerjakan oleh Segenap Pihak pada Lingkup OrganisasiSebagai dampak tersebarnya pekerjaan kantor ke semua sektor organisasi, tentunya pekerjaan tersebut akan dikerjakan oleh segenap individu yang terdapat pada lingkup organisasi yang bersangkutan. Meskipun pekerjaan kantor mampu menjadi kewajiban sekelompok karyawan contohnya bagian tata usaha, namun pekerjaan itu sendiri akan membuatnya jadi suatu monopoli kelompok karyawan tersebut. Pekerjaan kantor akan dilangsungkan oleh pemangku kepentingan layaknya pimpinan tertinggi dengan catatan tidak melakukan perubahan kedudukannya hingga karyawan yang paling rendah. D. Jenis-Jenis Pekerjaan KantorBerikut ini beberapa jenis pekerjaan kantor antara Menghimpun atau MengumpulkanMenhimpun atau mengumpulkan adalah aktivitas dalam melakukan pencarian dan mengupayakan adanya segenap informasi berupa keterangan yang sebelum itu belum ada atau berantakan di mana-mana. Misalnya, melakukan pengumpulan data, mencari informasi, membuat klipinh, dan melakukan penghimpunan berita lalu MencatatMencatat adalah aktivitas dalam tulis menulis mengenai berbagai data yang dibutuhkan agar dapat terwujud tulisan yang mempunyai makna, bisa dikirim dan disimpan. Misalnya, melakukan pembuatan surat, notula, mencatat program, dan membuay tulisan di MengolahMengolah adalah aktivitas dalam melakukan pengolahan data maupun informasi dengan mekanisme dan instrumen yang telah ditentukan agar terbentuk laporan yang lebih bermanfaat. Misalnya, melakukan pembuatan rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan MenggandakanMenggandakan merupakan aktivitas dalam menambah dan memperbanyak keterangan berupa informasi dengan mekanisme-mekanisme dan instrumen, sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Misalnya memfoto kopi, melakukan pencetakan informasi dengan alat printer atau MenyimpanMenyimpan merupakan aktivitas dalam meletakkan informasi dengan mekanisme-mekanisme dan instrumen di lokasi yang telah ditentukan supaya terstruktur dan MengirimMengirim adalah aktivitas dalam memberikan sesuatu keterangan berupa informasi atau pesan dengan mekanisme-mekanisme dan instrumen sebagai contohyan dengan sarana perantaraan layaknya pos atau agen dari satu pihak kepada pihak lain. Misalnya melakukan pengiriman surat melalui pos, faksimile, email dan menyalurkan penjelasan pekerjaan kantor pengertian, fungsi, ciri-ciri, dan jenis-jenisnya. Semoga bermanfaat untuk semua yang membaca postingan Eli, Muh. Nur. 2021. Prinsip-Prinsip Administrasi Perkantoran. CV Graha Mulia Utama. Bandung.
SanusiDkk, memberikan penjelasan tentang ciri Profesi sebagai berikut: Suatu pekerjaan dengan fungsi dan signifikansi sosial yang menentukan (krusial). Sebuah Jabatan menuntut keterampilan/keahlian khusus. Adapun Keterampilan/keahlian khusus yang menjadi tuntutan dalam jabatan melalui pemecahan masalah dengan landasan teori dan metode secara
A. Pengertian Organisasi Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, organisasi adalah 1. Kesatuan susunan yang terdiri atas bagian-bagian orang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu 2. Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Ciri-ciri organisasi 1. Terdapat sekelompok orang dua orang atau lebih 2. Ada kerjasama 3. Ada tujuan bersama B. Prinsip-prinsip Organisasi 1. Prinsip Perumusan Tujuan Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut. 2. Prinsip Pembagian Kerja Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. 3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban. 4. Prinsip Tingkat Pengawasan Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya. 5. Prinsip Rentang Manajemen Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal. 6. Prinsip Kesatuan Perintah Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. 7. Prinsip Koordinasi Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. C. Bentuk-bentuk Organisasi 1. Organisasi Garis / Lini Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana. Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain a. kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan b. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat c. rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain a. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh b. biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter c. karyawan akan lebih sulit untuk berkembang 2. Organisasi Garis dan Staf Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi. Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli b. cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas c. lebih mudah untuk menerapkan ā the right man on the right placeā Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya banyak sehingga tidak saling mengenal b. koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi 3. Organisasi Fungsional Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain a. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas b. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan c. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya. Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. sulit untuk melakukan tour of duty perputaran pekerjaan karena para karyawan telah terspesialisasi b. karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi c. tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan. D. Pengertian Pekerjaan Kantor Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work pekerjaan tulis atau paper work pekerjaan kertas. Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi. Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli 1. George R. Terry Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan. 2. William Leffingwell dan Edwin Robinson Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari. 3. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan. Kesimpulan Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah. E. Fungsi Pekerjaan Kantor Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain 1 Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. 2 Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. 3 Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan bersambung sumber
DilaksanakanOleh Seluruh Pihak dalam Organisasi. Pekerjaan kantor bisa saja dilakukan oleh siapapun, bisa dari pimpinan tertinggi hingga karyawan sekalipun. Ada beberapa unsur-unsur yang dimiliki administrasi perkantoran diantaranya sebagai berikut ini : Organisasi, merupakan mengelompokkan serta menyusun kerangkan kerja, jalinan hubungan
Sebuah instansi atau perusahaan terdiri dari beberapa divisi yang memiliki satu tujuan yang sama, yaitu menjalankan, mengembangkan, dan memajukan perusahaan. Salah satu nama dari divisi ini adalah bagian administrasi. Namanya sudah tidak asing lagi, bukan? Ya, Anda pasti sudah sering melihatnya di berbagai info lowongan pekerjaan. Jika tertarik untuk melamar pekerjaan ini, Anda harus tahu dulu nih apa itu staff administrasi, tugas-tugasnya, dan bagaimana cara menjadi staff admin yang baik. Administrasi perkantoran adalah sekumpulan orang yang melakukan serangkaian aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan perencanaan keuangan, pencatatan dan penagihan, menyelenggarakan acara, serta distribusi fisik dan logistik dalam suatu instansi. Fungsi Pegawai Administrasi Perkantoran Secara umum, fungsi pegawai administrasi adalah membuat sistem perusahaan bisa dijalankan dengan baik agar visi perusahaan bisa tercapai. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran Pegawai administrasi memberikan dukungan administratif dan administrasi kepada perusahaan dengan melakukan tugas-tugas berikut ini 1. Mengatur Kantor Mengorganisir kantor pada jalur modem melibatkan manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Dengan kata lain, pekerjaan kantor harus direncanakan dengan baik, ditata, kemudian dijalankan sesuai rencana. 2. Menetapkan Rutinitas dan Sistem Kantor Semua pekerjaan di kantor saling bergantung dan berkaitan. Karena itu, perusahaan harus membuat āSistem dan Prosedurā untuk setiap jenis pekerjaan, sehingga kinerja pekerjaan kantor bisa lebih stabil dan rapi. 3. Pengarsipan Data Data-data kantor berfungsi sebagai gudang informasi untuk berbagai divisi. Agar informasi tersebut bisa diakses dengan lebih mudah, data-data harus diinput dan direkap dengan benar, baik dalam bentuk file maupun kertas. 4. Membuat Agenda Agenda yang dimaksud meliputi jadwal pertemuan dengan klien/relasi, meeting kantor, kegiatan atau event tertentu, jadwal pertemuan dengan investor, dan semacamnya. 5. Memilih dan Membeli Peralatan Serta Perlengkapan Kantor Agar setiap tugas bisa dilakukan dengan nyaman, perusahaan harus menyediakan furniture yang tepat untuk para stafnya, seperti lemari dokumen, meja kursi kerja, serta perangkat modem seperti telepon, kalkulator, komputer, mesin absensi, mesin fotokopi, mesin faks, mesin hitung uang, printer, scanner, proyektor LCD, WiFi, dan sebagainya. Begitu juga dengan kebutuhan sehari-hari karyawan seperti air minum, gelas dan cangkir, gula dan kopi/teh, sabun cuci tangan, air kran, penjepit kertas, kalender, tempat kartu nama, flashdisk, dan banyak lagi. 6. Pendidikan Minimal Biasanya, perusahaan merekrut staf admin dengan pendidikan minimal S1 jurusan administrasi perkantoran kesekretariatan. Keahlian dan Skill Admin Perkantoran Inilah beberapa keterampilan yang harus Anda miliki jika ingin bekerja sebagai staff administrasi 1. Kemampuan Komunikasi Karyawan administrasi harus memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang baik. Karena staff admin akan menjadi titik kontak pertama antara perusahaan dan klien atau perusahaan dengan masyarakat umum. Staff admin juga akan diminta untuk melaksanakan tugas administrasi yang melibatkan tingkat komunikasi tertulis yang luar biasa, sehingga ejaan, tata bahasa, dan struktur kalimat harus selalu benar. 2. Manajemen Arsip / Kertas Staf administrasi harus memiliki kemampuan mengelola korespondensi bisnis yang baik, seperti pengarsipan, penyortiran, dan organizing pengorganisasian. Namun tidak sekedar bisa, tugas-tugas ini juga harus dilakukan dengan cepat. 3. Pembukuan Personil administrasi harus terbiasa dengan pembukuan, baik secara konvensional maupun modern, seperti menggunakan Excel, Quicken, Turbotax, dan sebagainya. 4. Keterampilan Mengetik Kemampuan mengetik sangat penting untuk staff administrasi di era modern seperti saat ini. Tidak ada metode pengetikan khusus yang harus Anda kuasai, tapi Anda harus memiliki kemampuan mengetik yang cukup cepat dan tentunya tidak banyak salah. 5. Teliti Mengingat tugas-tugas admin yang harus mengorganisir dokumen, merekap data, hingga membuat jadwal kegiatan dan menyusun agenda, Anda harus memiliki ketelitian tingkat tinggi. Karena jika Anda memasukkan satu saja angka yang salah, akibatnya mungkin bisa fatal. 6. Tidak Mudah Emosi Agar bisa menyelesaikan berbagai tugas dengan benar meskipun berada di bawah tekanan, Anda harus menjadi pribadi yang tenang dan tidak gampang emosi. 7. Bisa Bekerja dalam Tim Anda harus menjadi orang yang bisa berbaur dengan orang lain, karena staff admin harus bekerja bersama dengan banyak orang yang memiliki sifat / karakter beragam. Gaji Admin Perkantoran Staff admin di Indonesia memiliki gaji rata-rata Rp per tahun, atau sekitar Rp per jam. Pegawai baru biasanya memiliki pemasukan sekitar Rp per tahun, sedangkan karyawan berpengalaman memiliki gaji sekitar Rp. per tahun. Prospek Pekerjaan Profesi Admin Perkantoran Peluang kerja di administrasi perkantoran meliputi Sekretaris Pegawai kantor Asisten administratif Petugas penagihan Petugas penagihan utilitas Pembukuan / asisten akuntansi Staff personalia Event organizer Staff operasional pameran Personal assistant Seksi hubungan Massa Macam Profesi Staff Administrasi Perkantoran Jenis-jenis staff admin paling populer serta perannya masing-masing adalah sebagai berikut Asisten administrasi membantu menyediakan berbagai jenis dukungan administratif di dalam kantor. Asisten kantor secara umum, tugasnya adalah menulis dan mengirim email, menjawab telepon, dan mengajukan dokumen. Staff administrasi gudang tugasnya meliputi rekap data barang, memeriksa stok barang, mengklaim pembayaran masuk dan keluar, dan memesan barang. Petugas entri data bertugas untuk mengatur dan menyimpan data perusahaan, baik di komputer atau secara manual melalui pengarsipan kertas. Resepsionis biasanya, tugas resepsionis adalah menjawab telepon, menyambut tamu / klien / investor, membuat draf surat, dan menerima serta mengirim paket melalui kurir. Asisten eksekutif bertugas memberikan dukungan administratif kepada eksekutif, direktur, dan personel tingkat tinggi lainnya. Manajer operasional bertugas mengawasi fungsi SDM tingkat tinggi, seperti merekrut dan melatih karyawan baru, serta meningkatkan kualitas dan efisiensi tempat kerja. Manajer kantor mengawasi departemen tertentu dari sebuah perusahaan, serta bertanggung jawab atas penganggaran dan pembelian barang untuk departemen khusus. Manajer fasilitas mengawasi bangunan fisik tempat Anda bekerja, mulai dari area parkir hingga gudang. Asisten eksekutif senior memberikan bantuan kepada eksekutif tingkat atas dan manajer perusahaan. Tips Menjadi Staff Admin Perkantoran 1. Disiplin Waktu Banyaknya tugas yang dikerjakan menuntut staff admin harus bisa disiplin waktu, termasuk jadwal kedatangan, ketepatan waktu dalam mengatur jadwal, mencapai target yang sudah ditentukan, dsb. 2. Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Sebagai staff administrasi, Anda harus bisa menulis surat, memo, dan menangani korespondensi menggunakan tata bahasa dan tanda baca yang tepat. Begitu pula dengan kontak mata, nada bicara, dan gestur tubuh Anda saat berhadapan langsung dengan klien. 3. Sempurnakan Keterampilan Aplikasi Misalnya, dengan mempelajari cara membuat presentasi PowerPoint dan memiliki kemampuan untuk menggunakan aplikasi lain yang berguna bagi perusahaan, Anda meningkatkan keterampilan dan nilai Anda sebagai staff administrasi. 4. Profesional Mempertahankan sikap profesional, menghindari gosip, dan tetap menjaga rahasia perusahaan adalah kualitas penting bagi staff administrasi. Staff administrasi adalah salah satu bidang terpenting dalam sebuah perusahaan, karena memainkan peran kunci dalam infrastruktur organisasi apa pun, terlepas dari skalanya. Seorang karyawan yang melakukan aktivitas ini biasanya disebut āadministrator kantorā.
Memastikanperlengkapan gaya kantor. Buat dan siapkan pengaturan agenda untuk rapat atau acara kantor lainnya. Atur, buka dan bagikan korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email. Siapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lain menggunakan aplikasi pemrosesan data, database, lembar kerja atau presentasi.
YAYASAN CENDEKIA BOGOR SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN SMK CENDEKIA MUSLIM Jl. Raya Ace Tabrani, Parakan Muncang Kecamatan Nanggung ā Kabupaten Bogor ULANGAN AKHIR SEMESTER GANJIL TAHUN DIKLAT 2013/2014 Mata Diklat Pengantar Administrasi Perkantoran Tingkat/ Program Keahlian XI / AP- PM KKM Hari / Tanggal Senin, 10 Desember 2012 Guru Diklat Ana Mulyana Waktu Diklat A. Pilihlah satu jawaban yang paling tepat ! 1. Manajemen kantor adalah perencanaan pengorganisasian pengkordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengertian manajemen kantor ini dikemukakan olehā¦ a. William Spriegel d. The Liang Gie b. Arthur Grager e. George R Terry c. Edwin Robinson 2. Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman merupakan ā¦ a. Pengertian kantor d. Tujuan kantor b. Fungsi Kantor e. tata letak kantor c. Manfaat kantor 3. Tata ruang kantor,penerangan/cahaya,ventilasi,perlengkapan perabotan dan lain lain merupakan bagian dari ā¦ a. lokasi kantor d. Pengawasan kantor b. Pengorganisasian kantor e. Fasilitas kerja kantor c. Perencanaan kantor 4. Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi merupakan pengertian dariā¦ a. Perencanaan kantor d. Pengawasan kantor b. Pengorganisasian kantor e. Fasilitas kerja kantor c. Pengarahan kantor 5. Berikut yang termasuk unsur administrasi adalahā¦ a. Manajemen d. rutin b. Analisis e. Observasi c. Teknis 6. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target merupakan pengertian ā¦ a. Pengawasan kantor d. Perencanaan kantor b. Pengarahan kantor e. Pengkordinasian kantor c. Pengorganisasian kantor 7. Yang bukan termasuk Sarana dan Fasilitas kerja kantor adalahā¦ a. lokasi kantor d. Peralatan b. Humas e. Mesin mesin kantor c. Gedung 8. Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebutā¦ a. Office planning d. Office organizing b. Office administrative e. Office work c. Office management 9. Berikut ini yang termasuk dalam perencanaan perkantoran office planning, yaituā¦ a. Anggaran budgeting d. Pengorganisasian perkantoran b. Waktu perkantoran e. Pelayanan kantor c. pegawai perkantoran 10. Ruang lingkup administrasi meliputi kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Berikut ini yang termasuk salah satu kegiatan kantor adalah ā¦ a. Tata usaha d. Analisis perkantoran b. Tata hubungan e. Pengawasan perkantoran c. Kepegawaian 11. Administrasi mempunyai 5 fungsi pendukung. Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mancakup pengarsipan dan penggandaan, merupakan fungsiā¦ a. Rutin d. Teknis e. Manajerial b. Analisis e. interpersonal 12. Berikut ini merupakan salah satu prinsip organisasi, kecualiā¦ a. Prinsip perumusan tujuan d. Prinsip kekuasaan b. Prinsip pembagian kerja e. Prinsip kesatuan perintah c. Prinsip koordinasi 13. Dalam menjalankan kegiatannya, organisasi dibagi menjadi beberapa unit yang diberi wewenang untuk melaksanakan tugas- tugas dan akan dimintai pertanggung jawaban nya, berarti organisasi tersebut menerapkan prinsipā¦ a. Kesatuan perintah d. Pendelegasian wewenang b. Koordinasi e. Rentang organisasi c. Pembagian tugas 14. Karyawan lebih sulit untuk mengembangkan diri, merupakan kekurangan dari bentuk organisasiā¦ a. Staf d. Fungsional dan garis b. Fungsional e. Garis/Lini c. Garis dan staf 15. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah sebagai berikut, kecualiā¦ a. Memberikan pelayanan untuk mencapai tujuan organisasi b. Menyediakan informasi bagi pimpinan c. Menyediakan keterangan bagi pimpinan untuk mengambil keputusan d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan e. Meningkatkan motivasi karyawan 16. Apa bila seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin tetapi sulit untuk melakukan tour of duty, merupakan bentuk organisasiā¦ a. Fungsional d. Fungsional dan garis b. Staf e. Lini c. Garis dan staff 17. Pekerjaan penunjang tugas utama, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis menulis, catat mencatat yang berhungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan, merupkan pengertian dariā¦ a. Pekerjaan tulis d. Pekerjaan kertas b. Manajemen e. Pekerjaan melayani c. Pekerjaan kantor 18. Salah satu contoh pekerjaan kantor adalahā¦ a. Traveling d. Maling e. penunjang c. Driving 19. Berikut ini termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor yang dilaksanakan di sekolahan yaituā¦ a. Mengajar siswa d. Mencatat pesanan b. Membuat soal-soal ulangan e. memeriksa pasien c. Memberikan hukuman 20. Pekerjaan calculating menghitung berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh George R. Terry dalam persentase adalah sebesar. . . a. 6,5 % d. 12,3 % b. 8,8 % e. 19,5 %c. 10,2 % 21. Lembaran kartu atau kertas yang mempunyai ukuran tertentu yang dicetak dan di dalamnya terdapat beberapa informasi yang sifatnya tetap dan beberapa informasi yang sifatnya tidak tetap disebutā¦ a. Surat d. arsip e. warkat c. Formulir 22. Berikut ini yang bukan termasuk faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor adalahā¦. a. Sistem pencahayaan d. Sistem cuaca b. Sistem warna e. Sistem udara c. Sistem udara 23. Penggunaan cahaya yang berasal dari sinar matahari, biasannya memanfaatkan dekorasi jendela, kaca, dinding dan cahaya langit yang berpadu adalah jenis pencahayaanā¦ a. Task lighting d. Accent lighting b. Natural lighting e. Nurani lighting c. Ambient lighting 24. Pemberian warna biru pada dinding kantor memiliki tujuan agarā¦ a. Membangkitkan energy d. memberikan perasaan tenang,tentram dan sejuk b. Mendatangkan energy e. memberi kesan romantic c. Member efek energik 25. Untuk memperoleh karyawan yang handal dan cakap, sebuah perusahaan melaksanakan tahapan-tahapan pengadaan personil sebagai berikutā¦ a. Analisis jabatan, rekrutmen, dan seleksi b. Pendaftaran, test, pengumuman c. Analisis, wawancara, test d. Iklan lowongan kerja, pendaftaran e Wawancara, tes tertulis, dan surat panggilan 26. Suatu proses mencari dan mempengaruhitenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan yang ada dalam perusahaan disebutā¦ a. Seleksi d. analisis jabatan b. Bursa kerja e. tenaga kerja c. Rekrutmen 27. Tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan, yakni dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru, merupakan perekrutan karyawan dari sumberā¦ a. Eksternal d. iklan b. Internal e. surat kabar c. outsourcing 28. Pada sebuah perusahaan, seorang personil kantor harus memenuhi persyaratan yang meliputi beberapa hal berikut iniā¦ a. Persyaratan pendidikan, kecantikan dan berpakaian b. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemandirian c. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian d. Persyaratan ketrampilan dan kebolehan e. Persyaratan fisik dan intelektual 29. Dibawah ini merupakan manfaat dilaksanakannya pelatihan, kecualiā¦ a. Dapat meningkatkan kinerja personil/ karyawan kantor b. Karyawn dapat berkembang dengan cepat c. Karyawan mampu melaksanakan tugas secara efektif dan efisien d. Mampu meningkatkan etos kerja karyawan e. Menimbulkan kecemburuan social antar karyawan 30. Pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan dan statusnyapun lebih rendah disebutā¦ a. Promosi d. Mutasi b. Demosi e. Rotasi c. Demonstras B. Jawablah pertanyaan dibawah ini.!. 1. Jelaskan pengertian kantor menurut etimologi dan istilah! 2. Jelaskan fungsi dari manajemen! 3. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis personil kantor! 4. Jelaskan pengertian Admninistrasi kantor menurut George R Terry! 5. Apa yang disebut dengan jabatan struktural dan jabatan fungdional! Pos-pos Terkait
I5es4nu. a5xyymtfku.pages.dev/154a5xyymtfku.pages.dev/163a5xyymtfku.pages.dev/242a5xyymtfku.pages.dev/68a5xyymtfku.pages.dev/251a5xyymtfku.pages.dev/324a5xyymtfku.pages.dev/266a5xyymtfku.pages.dev/341a5xyymtfku.pages.dev/248
fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi sebagai berikut kecuali
